Política de doação e patrocínio

Declaração de princípios

Estas contribuições não apoiarão organizações com as quais a empresa tenha um conflito legal ou financeiro, nem aquelas que liguem a empresa a partidos ou grupos políticos.

Definições

• Empresa: todas as subsidiárias e empresas afiliadas.
• Doação: uma contribuição voluntária, sob a forma de donativo monetário ou não monetário, para um fundo ou causa, sem que se espere ou exista qualquer contrapartida de serviço ou pagamento.
• Colaborador: todos os níveis de pessoal, incluindo colaboradores permanentes e temporários, consultores, prestadores, voluntários, estagiários e agentes, em todas as localizações.
• Patrocínio: parceria com organizações externas para proporcionar benefícios mútuos através da troca de dinheiro, produtos, serviços, conteúdos ou outra propriedade intelectual.
• Terceiro: qualquer indivíduo ou organização contactado no decurso da atividade, incluindo clientes, fornecedores, organismos governamentais e políticos.

Âmbito

Esta política aplica-se a todos os colaboradores e terceiros, em todos os países e territórios.

O que significa isto?

• Doações de caráter solidário apenas podem prosseguir quando realizadas de forma lícita, sem obtenção de qualquer vantagem indevida, e dirigidas a instituições devidamente constituídas e com uma finalidade solidária válida.
• Despesas promocionais devem melhorar a imagem da empresa ou apresentar adequadamente os seus produtos e serviços. Itens promocionais como T-shirts, calendários e canetas de valor modesto são admissíveis; outras atividades promocionais exigem autorização dos executivos devidamente habilitados da empresa.
• Patrocínios exigem todos o consentimento prévio e escrito da administração, e a utilização de marcas requer aprovação autónoma.
• Restrições políticas: nenhum colaborador, no exercício ou a propósito das suas funções, deve efetuar qualquer pagamento ou outra contribuição a partidos políticos, titulares de cargos ou candidatos.
• Restrições associadas a concursos: doações ou patrocínios não podem acompanhar propostas, concursos, renovações de contrato ou relações comerciais em perspetiva.
• Transações com afiliadas: a empresa proíbe acordos de caráter solidário concebidos para obter condições favoráveis junto das organizações beneficiárias ou das suas afiliadas em contratos comerciais distintos.

As suas responsabilidades

Os colaboradores devem assegurar que as doações e os patrocínios estão alinhados com os valores e as políticas éticas da empresa. Todas estas contribuições requerem aprovação da chefia e reporte à administração, com registos conservados para efeitos de auditoria. As violações podem dar lugar a ação disciplinar, incluindo o despedimento por falta grave. As preocupações devem ser comunicadas através da chefia ou da Linha de Ética e Conformidade, emethicsandcompliance@holos.pt.

Governação

O conselho de administração mantém a responsabilidade global pelo cumprimento desta política e por assegurar a sua observância em toda a organização.

Monitorização e revisão

A empresa estabelece medidas de desempenho e sistemas de reporte para monitorizar o cumprimento. O conselho de administração revê regularmente a eficácia e a adequação da política, e os sistemas de controlo interno estão sujeitos a auditorias periódicas.