Código de Conduta

Enquanto membros do Grupo Holos, as comunidades em que operamos são afetadas pelas nossas ações e beneficiam quando fazemos o que está certo. Sem princípios orientadores nem sempre é fácil identificar o caminho certo, ou, depois de o identificar, segui-lo. É por isso que precisamos deles.

O Código de Conduta da Holos é uma das formas de pôr os nossos valores em prática. Assenta no reconhecimento de que tudo o que fazemos no âmbito do nosso trabalho será, e deve ser, avaliado pelos mais elevados padrões de conduta ética. Nem o código nem qualquer dos seus princípios, práticas ou procedimentos cria direitos contratuais; cada um de nós tem a responsabilidade pessoal de incorporar, e de encorajar os outros a incorporar, os seus princípios no nosso trabalho. Se alguma vez achar que um colega, ou a empresa no seu conjunto, pode estar a ficar aquém do nosso compromisso, não fique em silêncio: queremos e precisamos de o ouvir.

Quem deve cumprir o nosso código?

Esperamos que todos os colaboradores e membros do conselho conheçam e cumpram o código; o seu incumprimento pode dar origem a ação disciplinar, até ao despedimento. Esperamos também que prestadores, consultores e outros temporariamente afetos ao trabalho para a Holos cumpram o código no âmbito desse trabalho.

Questões e preocupações

Se tiver uma questão ou preocupação, pode contactar a sua chefia, o seu representante de Recursos Humanos ou a área de Ética e Conformidade. Pode também comunicar uma suspeita de violação através da Linha de Ética e Conformidade, emethicsandcompliance@holos.pt. Se considerar que ocorreu uma violação da lei, pode comunicá-la através da linha ou junto de uma entidade governamental.

Não retaliação

A Holos proíbe qualquer retaliação contra quem comunique, ou participe na investigação de, uma possível violação do nosso código, das nossas políticas ou da lei. Se considerar que está a ser alvo de retaliação, contacte a área de Ética e Conformidade.

I. Servir os nossos utilizadores

Os utilizadores valorizam a Holos não só porque entregamos excelentes produtos e serviços, mas porque nos exigimos um padrão mais elevado na forma como os tratamos.

1. Integridade

A nossa reputação como uma empresa em quem os utilizadores podem confiar é o nosso ativo mais valioso. Todas as nossas comunicações e interações devem reforçar essa confiança.

2. Utilidade

Os nossos produtos, funcionalidades e serviços devem tornar a Holos mais útil para todos os utilizadores, guiados por um princípio: o que oferecemos é útil?

3. Privacidade, segurança e liberdade de expressão

Pedimos aos utilizadores que nos confiem a sua informação pessoal. Cada um de nós deve respeitar e proteger a privacidade e a segurança dessa informação, e recolhê-la, utilizá-la e aceder-lhe apenas conforme autorizado pelas nossas políticas de segurança e privacidade e pela legislação de proteção de dados aplicável. A Holos está empenhada em promover a privacidade e a liberdade de expressão dos utilizadores em todo o mundo.

4. Capacidade de resposta

Parte de sermos úteis e honestos é sermos capazes de responder: reconhecemos o feedback relevante dos utilizadores e agimos em conformidade. Se algo está avariado, corrige-se.

5. Agir

Sempre que sentir que os nossos utilizadores não estão a ser bem servidos, informe alguém na empresa. Melhorar os nossos produtos e serviços depende de todos nós.

II. Apoiar-nos uns aos outros

Estamos empenhados num ambiente de trabalho de apoio, livre de assédio, intimidação, preconceito e discriminação ilícita, onde todos possam atingir o seu pleno potencial.

1. Igualdade de oportunidades no emprego

O emprego baseia-se exclusivamente no mérito e nas qualificações individuais. Proibimos rigorosamente a discriminação ou o assédio ilícitos com base na raça, cor, religião, condição de antigo combatente, origem nacional, ascendência, gravidez, sexo, identidade ou expressão de género, idade, estado civil, deficiência, condição médica, orientação sexual ou qualquer outra característica protegida por lei.

2. Assédio, discriminação e intimidação

A Holos proíbe a discriminação, o assédio e a intimidação sob qualquer forma, verbal, física ou visual. Comunique qualquer incidente à sua chefia, aos Recursos Humanos, ou a ambos; os RH investigarão de forma pronta e completa e tomarão as medidas adequadas.

3. Drogas e álcool

O abuso de substâncias é incompatível com a saúde e a segurança dos nossos colaboradores e não é permitido. Use de bom senso e nunca deixe que o álcool leve a um desempenho prejudicado ou ponha outros em perigo. As drogas ilegais nas nossas instalações ou em eventos patrocinados são estritamente proibidas.

4. Local de trabalho seguro

Estamos empenhados num local de trabalho livre de violência e não toleraremos a violência nem a sua ameaça. Em nenhuma circunstância alguém deve trazer uma arma para o trabalho. Comunique de imediato qualquer violação aos Recursos Humanos.

III. Evitar conflitos de interesse

Um conflito de interesses surge quando lealdades concorrentes o podem levar a procurar um benefício pessoal em prejuízo da Holos ou dos nossos utilizadores. Evite conflitos e circunstâncias que razoavelmente aparentem existir um. Se está a ponderar uma ação que cria um conflito, não a faça; se já se encontra numa situação dessas, analise-a com a sua chefia e a área de Ética e Conformidade. Os conflitos surgem frequentemente em sete áreas:

• Investimentos pessoais em concorrentes ou parceiros de negócio que o possam levar, ou aparentem levar, a agir contra os interesses da Holos.
• Emprego externo, funções de consultoria, lugares em conselhos e negócio próprio: informe a sua chefia antes de aceitar um lugar num conselho e não inicie um negócio concorrente da Holos.
• Oportunidades de negócio encontradas no trabalho pertencem em primeiro lugar à Holos, salvo acordo em contrário.
• Invenções relacionadas com os produtos da Holos, com a sua função, ou desenvolvidas com recursos da empresa podem criar conflitos e ficar sujeitas aos seus contratos de trabalho.
• Amigos e familiares; relações entre colegas: evite gerir ou decidir sobre relações comerciais da Holos que envolvam familiares, companheiros ou amigos próximos.
• Presentes, entretenimento e cortesias comerciais: a aceitação de pequenas lembranças de valor reduzido é, em geral, aceitável, mas qualquer coisa significativa pode criar a aparência de um conflito.
• Utilização de produtos e serviços da Holos de forma a beneficiar indevidamente o próprio ou alguém conhecido, ou a criar a aparência de uma vantagem injusta.

IV. Preservar a confidencialidade

Determinada informação da empresa, se divulgada prematuramente, pode prejudicar o lançamento dos nossos produtos e a nossa vantagem competitiva. Para além de não revelar material confidencial da Holos, devemos armazená-lo, rotulá-lo e eliminá-lo de forma segura, salvaguardar a informação confidencial recebida de terceiros ao abrigo de acordos de confidencialidade, e proteger os nossos segredos comerciais e a nossa propriedade intelectual.

• A informação confidencial classificada como "necessidade de conhecer" ou "confidencial" deve ser tratada de acordo com as nossas orientações de classificação de dados e divulgada apenas quando necessário e ao abrigo de um acordo de confidencialidade.
• Parceiros da Holos: não divulgue informação confidencial recebida de parceiros e aceite-a apenas ao abrigo de um acordo de confidencialidade aprovado.
• Concorrentes e antigos empregadores: competimos de forma leal e não pretendemos a sua informação confidencial.
• Comunicações externas não devem divulgar informação proprietária confidencial nem dar a entender que fala em nome da Holos, salvo se autorizado.

V. Proteger os ativos da Holos

A nossa capacidade de manter a abertura na partilha de informação internamente depende de quão bem conservamos os recursos e protegemos os ativos da empresa.

• Propriedade intelectual: respeite os direitos de autor, as marcas e demais legislação de propriedade intelectual, e nunca utilize as marcas da Holos em iniciativas externas sem autorização prévia do Marketing. Cumprimos rigorosamente os requisitos das licenças de código aberto.
• Equipamento da empresa: fundos, equipamentos e ativos físicos não se destinam a uso meramente pessoal.
• A rede: cumpra todas as políticas de segurança e comunique de imediato qualquer suspeita de violação (um dispositivo perdido, uma palavra-passe comprometida).
• Segurança física: proteja o seu equipamento e os seus pertences, não desative dispositivos de segurança e comunique atividades suspeitas.
• Utilização das instalações: tudo o que seja feito nas instalações da empresa ou aí armazenado pode ser divulgado, incluindo quando exigido por lei.

VI. Assegurar a integridade e a responsabilidade financeira

O dinheiro que gastamos em nome da Holos é da empresa e, em última análise, dos nossos acionistas. Todos, e não apenas a área Financeira, ajudam a garantir que o dinheiro é gasto de forma adequada, que os registos são completos e exatos, e que os controlos internos são respeitados.

• Gastar o dinheiro da Holos: assegure-se de que os custos são razoáveis, relacionados com a atividade da empresa e suportados por documentação.
• Assinar um contrato: apenas quando autorizado, aprovado pela administração e depois de compreender os seus termos. Todos os contratos são escritos; a Holos não permite acordos paralelos.
• Registar transações: conheça as políticas aplicáveis e comunique tudo o que não esteja corretamente registado.
• Comunicar irregularidades: nunca interfira com auditorias nem falsifique registos; comunique qualquer irregularidade à área de Ética e Conformidade.
• Contratar fornecedores: procure as melhores condições para a Holos, em geral solicitando propostas concorrentes e ponderando a qualidade e a fiabilidade.
• Conservar registos: mantenha os registos pelo período adequado, de acordo com a Política de Conservação de Registos e quaisquer requisitos legais.

VII. Cumprir a lei

Espera-se que cada um de nós cumpra os requisitos legais aplicáveis. Várias leis são fáceis de violar involuntariamente:

• Os controlos de comércio regulam para onde a Holos pode enviar ou de onde pode receber produtos e serviços.
• As leis da concorrência proíbem acordos que restrinjam o comércio, o abuso de direitos de propriedade intelectual e o uso do poder de mercado para prejudicar injustamente os concorrentes.
• As leis sobre abuso de informação privilegiada: nunca utilize informação não pública para negociar, nem a transmita a terceiros para esse fim.
• As leis anticorrupção e antissuborno: não suborne nem corrompa ninguém, em momento algum e por motivo algum.
• Relações com entidades não governamentais e governamentais:mantenha presentes e cortesias pouco frequentes e moderados, e nunca ofereça algo de valor a um titular de cargo público para influenciar uma decisão oficial.
• Os pagamentos de facilitação não são permitidos em momento algum, por motivo algum.

VIII. Conclusão

É impossível prever todos os cenários éticos. Em vez disso, confiamos no bom senso uns dos outros para manter um elevado padrão de integridade. Esperamos que todos os colaboradores da Holos se guiem pela letra e pelo espírito deste código. Em caso de dúvida, pergunte à sua chefia ou à área de Ética e Conformidade. E lembre-se: seja honesto e, se vir algo que considere não estar certo, fale.