O Código de Conduta é aprovado pelo Conselho de Administração da HOLOS – Soluções Avançadas em Tecnologias de Informação (“HOLOS” ou pela “Empresa”). O código aplica-se à Holos e às suas subsidiárias que são coletivamente definidas como o “Grupo Holos” e aplica-se à força de trabalho mundial do Grupo Holos. Este código de conduta baseia-se no Código de Conduta da Google.

Como membro da força de trabalho do Grupo Holos, as comunidades em que conduzimos as nossas operações comerciais são todas afetadas pelas nossas ações, e beneficiam quando fazemos as coisas certas. Sem princípios orientadores, não é fácil identificar o caminho certo a seguir ou, quando o identificamos, a segui-lo. É por isso que precisamos de princípios orientadores.

Nem o Código nem nenhum dos Princípios, Práticas ou Procedimentos se destinam a, e não criam quaisquer direitos contratuais executórios contra o Grupo Holos por qualquer membro da força de trabalho, acionista, cliente, fornecedor ou outro terceiro. Ajudam cada um de nós a saber o que se espera de nós como membros da força de trabalho para garantir que agimos conscientemente e com integridade.

O Código de Conduta da Holos é uma das formas de pôr em prática os valores de Holos. É construído em torno do reconhecimento de que tudo o que fazemos em relação ao nosso trabalho na Holos será, e deve ser, medido com os mais elevados padrões de conduta ética dos negócios. Estabelecemos uma fasquia tão alta por razões práticas e aspiracionais: O nosso compromisso com os padrões ajuda-nos a contratar boas pessoas, a construir bons produtos e a atrair utilizadores leais. O respeito pelos nossos utilizadores, pela oportunidade e um pelo outro são fundamentais para o nosso sucesso, e são algo que precisamos de apoiar todos os dias.

Por isso, leia o Código e os valores da Holos, e siga tanto em espírito como em letra, tendo sempre em conta que cada um de nós tem a responsabilidade pessoal de incorporar, e de encorajar os outros a incorporar, os princípios do Código e os valores no nosso trabalho. E se tiver uma pergunta ou alguma vez pensar que um dos seus colegas ou a empresa no seu conjunto pode estar a ficar aquém do nosso compromisso, não se cale. Queremos – e precisamos – ouvir de si.

Quem deve seguir o nosso código?
Esperamos que todos os nossos colaboradores e membros do Conselho de Administração conheçam e sigam o Código. Se não o fizer, pode resultar em processos disciplinares, incluindo a cessação do emprego. Além disso, embora o Código seja especificamente escrito para os colaboradores da Holos e membros do Conselho de Administração, esperamos que os contratados, consultores e outros que possam ser temporariamente designados para realizar trabalhos ou serviços para a Holos sigam o Código em relação ao trabalho que desempenham para nós. A falha de um contratado, consultor ou outro prestador de serviços da Holos em seguir o Código pode resultar no término de seu relacionamento com a Holos.

E se eu tiver uma pergunta ou preocupação relacionada com o código?
Se tem alguma pergunta ou preocupação, não fique aí sentado. Pode contactar o seu gestor, o seu representante de Recursos Humanos ou a Ethics & Compliance. Pode também submeter uma pergunta ou levantar uma preocupação de uma suspeita de violação do nosso Código ou qualquer outra política Holos através da Linha de Ethics & Compliance (ethicsandcompliance@holos.pt). Finalmente, se acredita que ocorreu uma violação da lei, pode sempre levantar essa questão através da linha de apoio Ethics & Compliance ou com uma agência governamental.

Retaliação
A Holos proíbe represálias contra qualquer trabalhador que relata ou participe numa investigação de uma possível violação do nosso Código, políticas ou lei. Se acredita que está a ser retaliado, contacte a Ethics & Compliance.

I. Servir os nossos utilizadores
Os nossos utilizadores valorizam a Holos não só porque entregamos bons produtos e serviços, mas porque nos mantemos num padrão mais elevado na forma como tratamos os utilizadores e operamos de forma mais geral. Tendo em conta os seguintes princípios, ajudar-nos-á a manter esse elevado padrão:

1. Integridade
A nossa reputação como empresa em que os nossos utilizadores podem confiar é o nosso bem mais valioso, e cabe a todos nós garantir que continuamos a ganhar essa confiança. Todas as nossas comunicações e outras interações com os nossos utilizadores devem aumentar a sua confiança em nós.

2. Utilidade
Os nossos produtos, funcionalidades e serviços devem tornar a Holos mais útil para todos os nossos utilizadores. Temos diferentes tipos de utilizadores, desde individuais a grandes empresas, mas um princípio orientador: “O que estamos a oferecer é útil?”

3. Privacidade, Segurança e Liberdade de Expressão
Lembre-se sempre que estamos a pedir aos utilizadores que nos confiem as suas informações pessoais. Preservar essa confiança requer que cada um de nós respeite e proteja a privacidade e a segurança dessa informação. Os nossos procedimentos de segurança limitam estritamente o acesso e a utilização das informações pessoais dos utilizadores, e exigem que cada um de nós tome medidas para proteger os dados dos utilizadores do acesso não autorizado. Conheça as suas responsabilidades ao abrigo destes procedimentos e recolha, utilização e acesso às informações pessoais dos utilizadores apenas conforme autorizado pelas nossas Políticas de Segurança, Políticas de Privacidade e Leis de Proteção de Dados aplicáveis.

A Holos está empenhada em promover a privacidade e a liberdade de expressão para os seus utilizadores em todo o mundo. Onde a privacidade e a liberdade de expressão dos utilizadores enfrentam desafios governamentais, procuramos implementar padrões reconhecidos internacionalmente que respeitem esses direitos à medida que desenvolvemos produtos, fazemos negócios em diversos mercados e respondemos aos pedidos do governo para aceder à informação dos utilizadores ou remover o conteúdo do utilizador. Contacte a Ethics & Compliance se tiver dúvidas sobre a implementação destes padrões em relação ao que faz na Holos.

4. Capacidade de resposta
Parte de ser útil e honesto é ser receptivo: Reconhecemos feedback relevante do utilizador quando o vemos, e fazemos algo a respeito. Orgulhamo-nos de responder às comunicações dos nossos utilizadores, sejam questões, problemas ou elogios. Se alguma coisa não estiver bem, resolve-se.

5. Atue
Sempre que sentir que os nossos utilizadores não estão a ser bem servidos, não seja tímido – avise alguém da empresa saber sobre isso. Melhorar continuamente os nossos produtos e serviços envolve-nos a todos, e estamos orgulhosos que os trabalhadores da Holos defendam os nossos utilizadores e tomem a iniciativa de dar um passo em frente quando os interesses dos nossos utilizadores estão em jogo.

II. Apoiar uns aos outros

Estamos empenhados num ambiente de trabalho de apoio, onde os colaboradores têm a oportunidade de atingir todo o seu potencial. Espera-se que os trabalhadores da Holos façam tudo o que estiver ao seu alcance para criar uma cultura no local de trabalho livre de assédio, intimidação, preconceito e discriminação ilegal.

1. Igualdade de Oportunidades
O emprego aqui baseia-se exclusivamente no mérito e qualificações individuais diretamente relacionadas com a competência profissional. Proibimos estritamente a discriminação ilegal ou o assédio com base na raça, cor, religião, estatuto veterano, nacionalidade, ascendência, estado de gravidez, sexo, identidade ou expressão de género, idade, estado civil, deficiência mental ou física, condição médica, orientação sexual ou quaisquer outras características protegidas por lei. Também fazemos todas as adaptações razoáveis para cumprir as nossas obrigações ao abrigo de leis que protegem os direitos dos deficientes.

2. Assédio, Discriminação e Bullying
A Holos proíbe a discriminação, o assédio e bullying sob qualquer forma – verbal, físico ou visual. Se acredita que foi intimidado ou assediado por alguém na Holos, ou por um parceiro ou fornecedor da Holos, encorajamo-lo a denunciar imediatamente o incidente ao seu supervisor, Recursos Humanos (RH) ou ambos. Do mesmo modo, os supervisores e gestores que souberem de qualquer incidente devem reportá-lo imediatamente aos Recursos Humanos. Os RH investigarão pronta e exaustivamente quaisquer reclamações e tomarão as medidas adequadas.

3. Drogas e Álcool
A nossa posição sobre o abuso de substâncias é simples: É incompatível com a saúde e segurança dos nossos colaboradores, e não o permitimos. O consumo de álcool não é proibido nos nossos escritórios, mas use o bom senso e nunca beba de forma a levar a um desempenho deficiente ou comportamento impróprio, que ponha em perigo a segurança dos outros, ou viole a lei. Drogas ilegais nos nossos escritórios ou em eventos patrocinados são estritamente proibidas. Se um gestor tiver suspeitas razoáveis de acreditar que o uso de drogas e/ou álcool por parte de um trabalhador pode afetar negativamente o desempenho do trabalhador ou a segurança do trabalhador ou de outros no local de trabalho, o gestor pode solicitar um rastreio de álcool e/ou drogas. Uma suspeita razoável pode basear-se em sintomas objetivos, como a aparência, comportamento ou discurso do colaborador.

4. Local de trabalho seguro
Estamos empenhados num ambiente de trabalho livre de violência e não toleraremos qualquer nível de violência ou ameaça de violência no local de trabalho. Em nenhuma circunstância alguém deve trazer uma arma para o trabalho. Se tiver conhecimento de uma violação desta política, deve denunciá-la imediatamente aos Recursos Humanos.

III. Evitar conflitos de interesses

Quando estiver numa situação em que a lealdade concorrente pode levar-lhe a perseguir um benefício pessoal para si, para os seus amigos ou para a sua família em detrimento da Holos ou dos nossos utilizadores, poderá ser confrontado com um conflito de interesses. Todos nós devemos evitar conflitos de interesses e circunstâncias que razoavelmente apresentem o aparecimento de um conflito.

Ao considerar um curso de ação, pergunte a si mesmo se a ação que está a considerar poderia criar um incentivo para si, ou parecer aos outros para criar um incentivo para si, beneficiar a si mesmo, os seus amigos ou família, ou um negócio associado às custas da Holos.Se a resposta é “sim”, a ação que está a considerar é suscetível de criar uma situação de conflito de interesses, e deve evitá-lo.

Em cada uma destas situações, a regra é a mesma – se está a considerar entrar numa situação comercial que cria um conflito de interesses, não o faça. Se estiver numa situação comercial que possa criar um conflito de interesses, ou o aparecimento de um conflito de interesses, reveja a situação com o seu gestor e a Ethics & Compliance. Finalmente, é importante entender que à medida que as circunstâncias mudam, uma situação que anteriormente não apresentava um conflito de interesses pode passar a apresentar.

Abaixo, fornecemos orientações em sete áreas onde os conflitos de interesses surgem frequentemente:

1. Investimentos Pessoais
Evite fazer investimentos pessoais em empresas que sejam concorrentes da Holos ou parceiros de negócio quando o investimento puder fazer, ou parecer fazer com que você atue de forma a prejudicar a Holos.

Ao determinar se um investimento pessoal cria um conflito de interesses, considere a relação entre o negócio da empresa externa, o negócio da Holos, e o que faz na Holos, incluindo se a empresa tem uma relação comercial com a Holos que possa influenciar, e até que ponto a empresa compete com a Holos. Deve também considerar 1) qualquer sobreposição entre o seu papel específico na Holos e o negócio da empresa, 2) a importância do investimento, incluindo a dimensão do investimento em relação ao seu património líquido, 3) se o investimento se encontra numa empresa pública ou privada, 4) a sua percentagem de propriedade da empresa, e 5) a medida em que o investimento lhe dá a capacidade de gerir e controlar a empresa.
Os investimentos em capital de risco ou outros fundos similares que investem numa vasta secção transversal de empresas que podem incluir concorrentes da Holos ou parceiros de negócio geralmente não criam conflitos de interesses. No entanto, pode existir um conflito de interesses se controlar a atividade de investimento do fundo.

2. Emprego externo, Funções Consultivas, Cargos de Administração e Início do Seu Próprio Negócio
Evite aceitar emprego, cargos consultivos ou lugares de administração com concorrentes da Holos ou parceiros de negócios quando o seu julgamento possa ser, ou possa parecer ser, influenciado de forma que possa prejudicar a Holos. Além disso, como os cargos de administração vêm com obrigações fiduciárias que podem torná-los particularmente complicados do ponto de vista do conflito de interesses, deve notificar o seu gestor antes de aceitar um cargo de administração com qualquer empresa externa. Os membros do Conselho de Administração da Holos e funcionários que são VP e acima devem também notificar a Ethics & Compliance. Finalmente, não comece o seu próprio negócio se competir com a Holos.

3. Oportunidades de negócio encontradas através do trabalho na Holos
Oportunidades de negócio que possam ser encontradas através do seu trabalho aqui, pertencem primeiro à Holos, salvo acordo em contrário da Holos.

4. As invenções
Desenvolver ou ajudar a desenvolver invenções externas que a) se relacionam com os produtos e serviços existentes ou razoavelmente previstos da Holos, b) relacionadas com a sua posição na Holos, ou c) são desenvolvidas utilizando recursos corporativos Holos podem criar conflitos de interesses e estar sujeitas às disposições das Informações Confidenciais da Holos e outros acordos de emprego. Se tiver alguma dúvida sobre potenciais conflitos ou propriedade intelectual envolvendo uma invenção externa ou outra propriedade intelectual, consulte a Ethics & Compliance.

5. Amigos e Parentes; Relacionamento com Colegas de Trabalho
Evite participar na gestão ou tomada de decisão sobre relações comerciais potenciais ou existentes da Holos que envolvam os seus familiares, cônjuges ou outros relevantes, ou amigos próximos. Isto inclui ser o gestor de contratação para um cargo para o qual o seu parente ou amigo próximo está a ser considerado ou ser um gestor de relacionamento para uma empresa associada ao seu cônjuge ou outro relevante.

Clarificando, só porque um parente, cônjuge/outro relevante, ou amigo próximo trabalha na Holos ou se torna um concorrente Holos ou parceiro de negócios não significa que há um conflito de interesses. No entanto, se também estiver envolvido nessa relação comercial com a Holos, pode ser muito sensível. O que deverá fazer nessa situação é discutir a relação com o seu gestor e a Ethics & Compliance.

Finalmente, as relações entre colegas de trabalho podem, dependendo das funções que desempenha e respetivas posições dos colegas de trabalho envolvidos, criar um conflito de interesses real ou aparente. Se uma relação criar um conflito real ou aparente, pode exigir alterações aos acordos de trabalho ou mesmo o fim do emprego de qualquer um ou de ambos os indivíduos envolvidos.

6. Aceitar presentes, entretenimento e outras cortesias comerciais
Aceitar presentes, entretenimento e outras cortesias comerciais de um concorrente ou parceiro de negócios da Holos pode facilmente criar a aparência de um conflito de interesses, especialmente se o valor do item for significativo.

Geralmente, a aceitação de presentes não monetários “simbólicos” baratos é admissível. Além disso, refeições de negócios pouco frequentes e moderadas e entretenimento com clientes e convites pouco frequentes para assistir a eventos desportivos locais e refeições comemorativas com os clientes podem ser aspetos apropriados de muitas relações comerciais Holos, desde que não sejam excessivas e não criem a aparência de impropriedade. Antes de aceitar qualquer presente ou cortesia, esteja ciente de que pode precisar de obter a aprovação do gestor.

Contacte a Ethics & Compliance se tiver alguma dúvida. Consulte a discussão das Leis Anti-Suborno na Secção VII (4) para obter orientações sobre quando é apropriado dar presentes e cortesias comerciais durante os negócios da Holos.

7. Utilização de Produtos e Serviços Holos
Evitar potenciais conflitos de interesses também significa que não deve utilizar produtos, serviços, ferramentas internas ou informações da Holos de forma a beneficiá-lo indevidamente ou a alguém que conheça ou criar a aparência de que tem uma vantagem injusta sobre utilizadores fora de Holos. Por exemplo, nunca deve aprovar contas, serviços ou créditos Holos para si, para os seus amigos ou familiares. Da mesma forma, não deve utilizar as ferramentas, informações ou acesso que tem como trabalhador Holos para participar ou gerar um benefício financeiro para si ou para os outros. Se se encontrar sujeito a um conflito de interesses quanto à utilização dos produtos, serviços, ferramentas ou informações da Holos, discuta a situação com o seu gestor ou a Ethics & Compliance.

IV. Preservar a Confidencialidade
Podemos chamar à atenção da imprensa sobre as nossas inovações e a nossa cultura, e tudo bem. No entanto, certos tipos de informação da empresa, se partilhados prematuramente para a imprensa ou para os concorrentes, podem prejudicar o lançamento dos nossos produtos, eliminar a nossa vantagem competitiva e revelar-se dispendioso de outras formas. As nossas responsabilidades estendem-se para além de não revelarmos material confidencial da Holos – devemos também:

– proteger, etiquetar e (quando apropriado) eliminar material Confidencial Holos;
– salvaguardar informações confidenciais que a Holos recebe de outros ao abrigo de acordos de não divulgação;
– tomar medidas para manter os nossos segredos comerciais e outros confidenciais de propriedade intelectual em segredo.

1. Informações confidenciais
Certifique-se de que as informações classificadas como “Need to Know” ou “Confidencial” nas Diretrizes de Classificação de Dados da Holos são tratadas de acordo com essas orientações e a Política de Segurança de Dados da Holos. Por vezes, um determinado projeto ou negociação pode exigir que você divulgue Informações de Necessidade de Saber ou Confidencial a uma parte externa: A divulgação dessa informação deve ser “apenas quando necessário” e apenas sob um acordo de não divulgação. Além disso, a política da Holos pode exigir uma avaliação prévia de segurança da parte externa que vai receber as informações confidenciais. Certifique-se de realizar as devidas diligências e tenha o acordo adequado antes de divulgar a informação.

Existem, naturalmente, “áreas cinzentas” nas quais terá de aplicar o seu melhor juízo para garantir que não divulga nenhuma informação confidencial. Se está numa área cinzenta, tenha cuidado com os conselhos ou insights que dá aos outros ou, melhor ainda, peça orientação da Ethics & Compliance.

E não se esqueça das fotos que você e os seus convidados tiram na Holos – cabe-lhe a si ter certeza de que essas fotos não divulgam informações confidenciais.
Por fim, alguns de nós encontrar-se-ão em relações familiares ou outras pessoais com pessoas empregadas pelos nossos concorrentes ou parceiros de negócios. Como na maioria dos casos, o bom senso comum aplica-se. Não divulgue nada confidencial a pessoas próximas ou familiares, e não solicite informações confidenciais sobre a sua empresa deles.

2. Holos Partners
Da mesma forma que tem de ter cuidado de não divulgar informações confidenciais Holos, é igualmente importante não divulgar nenhuma informação confidencial dos nossos parceiros. Não aceite informações confidenciais de outras empresas sem que todas as partes assinem um Acordo de Não-Divulgação apropriado aprovado pelo Conselho de Administração da Holos. Mesmo depois de o acordo ser assinado, tente apenas aceder à informação que precisa para cumprir os seus objetivos de negócio.

3. Concorrentes/Antigos Empregadores
Respeitamos os nossos concorrentes e queremos competir com eles de forma justa. Mas não queremos as suas informações confidenciais. O mesmo se aplica para informações confidenciais pertencentes a antigos empregadores de qualquer colaborador da Holos. Se surgir uma oportunidade para tirar partido das informações confidenciais de um concorrente ou do antigo empregador, não o faça. Se por acaso estiver na posse de informações confidenciais de um concorrente, contacte imediatamente o seu gestor.

4. Comunicações Externas
Provavelmente sabe que a nossa política é ter muito cuidado com a divulgação de informações confidenciais proprietárias. Em consonância com isso, também deve garantir que as suas comunicações externas (incluindo posts online e de redes sociais) não divulguem informações confidenciais proprietárias ou representem (ou de outra forma dão a impressão) de que está a falar em nome da Holos, a menos que esteja autorizado a fazê-lo pela empresa. O mesmo se aplica às comunicações com a imprensa. Por fim, consulte o seu gestor antes de aceitar qualquer envolvimento em público em nome da empresa. Em geral, antes de fazer qualquer comunicação externa ou divulgação, deverá necessitar de autorização interna.

V. Proteção dos Ativos da Holos
A Holos tem uma reputação merecida de franqueza com informações confidenciais compartilhadas dentro da empresa. A nossa capacidade de continuar com estas práticas depende da forma como conservamos os recursos da empresa e protegemos os ativos e as informações da empresa.

1. Propriedade Intelectual
Os direitos de propriedade intelectual da Holos (as nossas marcas, logotipos, direitos de autor, acordos comerciais, “know-how” e patentes) estão entre os nossos ativos mais valiosos. O uso não autorizado pode levar à sua perda ou perda grave do seu valor. Por isso, deve respeitar todas as leis de direitos de autor e outras leis de propriedade intelectual, incluindo leis que regem o correto uso de direitos de autor, marcas registadas e marcas. Nunca deve utilizar os logótipos, marcas ou outras informações ou propriedades protegidas da Holos (ou das suas entidades afiliadas) para qualquer negócio ou empreendimento comercial sem autorização prévia da equipa de Marketing. Encorajamo-lo a denunciar qualquer suspeita de uso indevido de marcas, logotipos ou outra propriedade intelectual Holos ao seu gestor.

Do mesmo modo, respeite os direitos de propriedade intelectual dos outros. O uso inadequado da propriedade intelectual dos outros pode expô-lo e à Holos a multas e sanções criminais e civis. Por favor, procure aconselhamento do seu gestor antes de solicitar, aceitar ou usar informações de propriedade de indivíduos fora da empresa ou deixá-los usar ou ter acesso a informações de propriedade da Holos. Também deverá consultar o seu gestor se está a desenvolver um produto que utilize conteúdo que não pertença à Holos.

Uma palavra sobre open source – A Holos está comprometida com o desenvolvimento de software open source. Em conformidade com a nossa política de respeitar os direitos de propriedade intelectual válidos de terceiros, cumprimos rigorosamente os requisitos de licença ao abrigo dos quais o software open source é distribuído. Não o fazendo, poderá levar a ações legais contra a Holos, bem como a danos significativos à reputação da empresa e à sua posição na comunidade de open source. Por favor, procure orientação do seu gestor antes de incorporar código open source em qualquer produto, serviço ou projeto interno da Holos.

2. Equipamentos da empresa
A Holos dá-nos as ferramentas e equipamentos de que precisamos para fazer o nosso trabalho de forma eficaz, mas conta connosco para sermos responsáveis e não desperdiçarmos o material que recebemos. Os fundos da empresa, os equipamentos e outros ativos físicos não devem ser requisitados para uso puramente pessoal. Não tem certeza se um determinado uso dos ativos da empresa é aceitável? Por favor, pergunte ao seu gestor ou aos recursos humanos.

3. Rede Holos
As comunicações da Rede Holos (que incluem tanto a própria rede como o hardware que a utiliza, como computadores e dispositivos móveis) são um aspeto crítico da propriedade da nossa empresa, tanto física como intelectual. Certifique-se de seguir todas as políticas de segurança. Se tem alguma razão para acreditar que a nossa segurança na rede foi violada – por exemplo, perde o seu portátil ou smartphone ou pensa que a sua palavra-passe da rede pode ter sido comprometida – por favor, informe prontamente o incidente.

4. Segurança Física
Se não tiver cuidado, as suas coisas podem ser roubadas. Proteja sempre o seu portátil, equipamento importante e os seus bens pessoais, mesmo nas instalações da Holos. Não adultere ou desative dispositivos de proteção e segurança. Observe as pessoas que “espreitam” por detrás das portas. Se não reconhecer um trabalhador Holos, por favor peça um identificador válido (e, se for caso disso, direcione a pessoa para uma rececionista para assistência). Informe prontamente qualquer atividade suspeita.

5. Utilização dos Equipamentos e Instalações da Holos
Tudo o que fizer utilizando as instalações electrónicas corporativas da Holos (por exemplo, os nossos computadores, dispositivos móveis, rede, etc.) ou armazenar nas nossas instalações (por exemplo, cartas, memorandos e outros documentos) pode ser divulgado a pessoas dentro e fora da empresa. Por exemplo, a Holos pode ser obrigada por lei (por exemplo, em resposta a uma intimação ou mandado) para monitorizar, aceder e divulgar o conteúdo de e-mail corporativo, correio de voz, ficheiros informáticos e outros materiais instalações eletrónicas ou nas suas instalações.

VI. Assegurar a Integridade e Responsabilidade Financeira
A integridade financeira e a responsabilidade fiscal são aspetos fundamentais do profissionalismo corporativo. Isto é mais do que um relatório preciso das nossas finanças, embora seja certamente importante. O dinheiro que gastamos em nome da Holos não é nosso; é da empresa e, em última análise, dos nossos acionistas. Cada pessoa na Holos – e não apenas as das Finanças – tem um papel a desempenhar para garantir que o dinheiro seja devidamente gasto, os nossos registos financeiros são completos e precisos e os controlos internos são honrados. Isto é importante sempre que contratamos um novo fornecedor, temos despesas com a

Holos, assinamos um novo contrato comercial, ou fechamos qualquer negócio em nome da Holos.
Para garantir que isto é efetuado corretamente, a Holos mantém um sistema de controlo interno para reforçar a conformidade com os requisitos legais, contabilísticos, fiscais e outros requisitos regulatórios em todos os locais em que operamos.

Mantenha-se em total conformidade com o nosso sistema de controlos internos, e não hesite em contactar a Ethics & Compliance se tiver alguma dúvida.

Seguem-se alguns conceitos fundamentais que estão na base da integridade financeira e responsabilidade fiscal na Holos.

1. Gastar o Dinheiro da Holos
Um dos valores fundamentais da Holos é gastar dinheiro sabiamente. Quando submeter uma despesa de reembolso ou gastar dinheiro em nome da Holos, certifique-se de que o custo é razoável, diretamente relacionado com o negócio da empresa, e suportado por documentação apropriada. Registe sempre o objetivo comercial (por exemplo, se levar alguém a jantar na Holos, registe sempre na nossa ferramenta de reembolso de despesas os nomes e títulos completos das pessoas que assistiram bem como a razão do jantar) e cumpra com todos os requisitos de submissão. Se não tem a certeza se deve gastar dinheiro ou submeter uma despesa para reembolso, consulte o seu gestor. Os gestores são responsáveis por todo o dinheiro gasto e despesas incorridas pelos seus colaboradores diretos, e devem rever cuidadosamente os gastos e as despesas antes de as aprovar.

2. Assinar um Contrato
Sempre que celebrar um contrato comercial em nome da Holos, deverá haver documentação a registar esse acordo, aprovado pelo Conselho de Administração da Holos. Assinar um contrato em nome da Holos é muito importante. Nunca assine nenhum contrato em nome da Holos, a menos que todos os seguintes itens sejam cumpridos:

Está autorizado a fazê-lo ao abrigo da nossa Política de Assinatura e Aprovação. Se não tem a certeza se está autorizado, pergunte ao seu gestor;

O contrato foi aprovado pelo Conselho de Administração da Holos. Se estiver a utilizar um contrato aprovado em matéria de Formulários Holos, não precisa de aprovação adicional a menos que tenha feito alterações à minuta ou esteja a utilizá-lo para outros fins que não o seu propósito;

Estudou o contrato, entendeu os seus termos e decidiu que a celebração do contrato é do interesse da Holos;

Todos os contratos da Holos devem ser feitos por escrito e devem conter todos os termos relevantes com os quais as partes concordam – a Holos não permite “acordos paralelos”, orais ou escritos.

3. Registo de Transações
Se o seu trabalho envolve o registo financeiro das nossas transações, certifique-se de que está totalmente familiarizado com todas as políticas da Holos aplicáveis.
Informe imediatamente o Conselho de Administração de quaisquer transações que considere não estarem a ser registadas corretamente.

4. Comunicação de Irregularidades Financeiras ou Contabilísticas
É evidente (mas vamos dizê-lo de qualquer maneira) que nunca deve interferir de forma alguma na auditoria dos registos financeiros da Holos. Da mesma forma, nunca deve falsificar qualquer registo ou conta, incluindo relatórios de tempo, contas de despesas e quaisquer outros registos da Holos.

Se suspeitar ou observar qualquer uma das condutas acima mencionadas ou, aliás, quaisquer irregularidades relacionadas com integridade financeira ou responsabilidade fiscal, por muito pequenas que sejam, informe-as imediatamente à Ethics & Compliance.

5. Contratação de Fornecedores
À medida que a Holos cresce, fazemos cada vez mais negócios com fornecedores de equipamentos e serviços. Devemos sempre procurar o melhor negócio possível para a Holos. Isto quase sempre requer que solicite propostas concorrentes para garantir que está a receber a melhor oferta. Embora o preço seja muito importante, não é o único fator a ter em conta. A qualidade, o serviço, a fiabilidade e os termos e condições do acordo proposto também podem afetar a decisão final. Por favor, não hesite em perguntar ao seu gestor se tem alguma dúvida sobre como adquirir equipamentos ou serviços.

6. Manutenção de Registos
É importante que mantenhamos os registos durante um período de tempo apropriado. A Política de Retenção de Registos da Holos sugere períodos mínimos de retenção para certos tipos de registos. Estas são as grandes orientações, mas tenha presente que os requisitos legais, as regras contabilísticas e outras fontes externas por vezes especificam períodos de retenção mais longos para determinados tipos de registos, e para os controlos, quando aplicável. Além disso, se solicitado pelo Conselho de Administração da Holos para reter registos relevantes para um litígio, auditoria ou investigação, faça-o até que este órgão lhe diga que a retenção já não é necessária. Se tiver alguma dúvida sobre o tempo correto para manter um registo, contacte o seu gestor.

VII. Obedeça à Lei

A Holos assume as suas responsabilidades para cumprir as leis e regulamentos muito a sério e espera-se que cada um de nós cumpra os requisitos legais e proibições legais aplicáveis. Embora seja impossível alguém conhecer todos os aspetos de cada lei aplicável, deve entender as principais leis e regulamentos que se aplicam ao seu trabalho. Algumas leis específicas são fáceis de violar sem querer e por isso vale a pena salientar aqui:

1. Controlos Comerciais
As leis comerciais portuguesas, europeias e internacionais controlam para onde a Holos pode enviar ou receber os seus produtos e/ou serviços. Resumindo: Se estiver de alguma forma envolvido no envio ou disponibilização de produtos Holos, serviços, software, equipamento ou qualquer forma de dados técnicos de um país para outro, trabalhe com o seu gestor para ter a certeza absoluta de que a transação se mantém dentro dos limites das leis aplicáveis. Se você ou o seu gestor não tiverem a certeza, por favor contacte a Ethics & Compliance.

2. Leis da Concorrência
A maioria dos países tem leis – conhecidas como “antitrust”, “concorrência” ou “concorrência desleal” – destinadas a promover uma concorrência livre e leal. De um modo geral, estas leis proíbem 1) acordos com concorrentes que restrinjam o comércio de alguma forma, 2) abuso de direitos de propriedade intelectual, e 3) uso do poder de mercado para desfavorecer injustamente os concorrentes.

Certas condutas são absolutamente proibidas nos termos destas leis, e podem resultar na sua prisão, para não falar de sanções severas para a Holos.

Exemplos de conduta proibida incluem:

– concordar com concorrentes sobre preços;

– concordar com concorrentes a ofertas de plataformas ou a alocar clientes ou mercados;

– concordar com concorrentes para boicotar um fornecedor ou cliente.

Outras atividades também podem ser ilegais, injustas ou criar a aparência de impropriedade. Essas atividades incluem a partilha de informações concorrenciais sensíveis (por exemplo, preços, custos, distribuição de mercado, etc.) com concorrentes, entrar num acordo comercial ou seguir uma estratégia com o único objetivo de prejudicar um concorrente que utiliza a força da Holos para obter uma vantagem competitiva injusta.

Embora o espírito destas leis seja simples, a sua aplicação a situações específicas pode ser bastante complexa.

A Holos está empenhada em competir de forma justa, por isso contacte a Ethics & Compliance se tiver alguma dúvida sobre as leis antitrust e como se aplicam a si. Qualquer colaborador que tenha violado as Políticas Antitrust da Holos será, sujeito às leis locais, disciplinado, incluindo rescisão do contrato de trabalho. Se suspeitar que alguém na empresa está a violar as leis da concorrência, notifique a Ethics & Compliance, imediatamente.

3. Leis de Informação Privilegiada
Como dissemos anteriormente, internamente partilhamos informações, incluindo informações não públicas, sobre as operações comerciais da Holos muito livremente. Além disso, pode ouvir uma conversa no corredor ou encontrar um memorando numa fotocopiadora, qualquer uma das quais pode envolver informações confidenciais. Utilizar esta informação não pública para comprar ou vender ações, ou passá-la a outros para que possam fazê-lo, pode constituir uma troca de informação privilegiada. O tráfico de informação privilegiada não só viola este Código, como viola a lei. Não o faça.

4. Leis anti-suborno e anti-corrupção
Tal como todas as empresas, a Holos está sujeita a muitas leis, tanto portuguesas, europeias como não europeias, que proíbem subornos e corrupção em praticamente todo o tipo de contexto comercial. A regra para nós na Holos é simples – não suborne ou corrompa ninguém, a qualquer hora, por qualquer razão.

5. Relações não Governamentais
Deve ter cuidado quando dá presentes e paga refeições, entretenimento ou outras cortesias comerciais em nome da Holos. Queremos evitar a possibilidade de que o presente, entretenimento ou outra cortesia comercial possa ser percebida como um suborno, por isso é sempre melhor fornecer tais cortesias comerciais com pouca frequência e, quando o fizermos, manter o seu valor moderado. Antes de fornecer qualquer cortesia comercial entre em contacto com o departamento de Ethics & Compliance se tiver alguma dúvida.

6. Lidar com Funcionários do Governo
Oferecer presentes, entretenimento ou outras cortesias comerciais que possam ser percebidas como subornos torna-se especialmente problemático se estiver a lidar com um funcionário do governo. “Funcionários do governo” incluem qualquer funcionário do governo; candidato a cargos públicos; ou empregado de empresas públicas ou controladas pelo governo, organizações internacionais públicas ou partidos políticos. Várias leis em todo o mundo, incluindo a Lei de Práticas de Corrupção Estrangeira dos EUA e a Lei de Suborno do Reino Unido, proíbem especificamente oferecer ou dar qualquer coisa de valor aos funcionários do governo para influenciar uma ação oficial ou para garantir uma vantagem indevida. Isto inclui não só presentes tradicionais, mas também coisas como refeições, viagens, contribuições políticas ou de caridade e ofertas de emprego para familiares de funcionários do governo. Nunca dê presentes para agradecer aos funcionários do governo por fazerem o seu trabalho. Em contrapartida, pode ser permitido fazer despesas pouco frequentes e moderadas para presentes e entretenimento empresarial para funcionários do governo que estão diretamente ligados à promoção dos nossos produtos ou serviços (por exemplo, proporcionando uma refeição modesta numa demonstração diária de produtos da Holos). O pagamento de tais despesas pode ser aceitável (assumindo que são permitidos pela legislação local), mas pode exigir a pré-aprovação da Ethics & Compliance.

7 – Leis de Pagamentos de Facilitação
Mais uma vez, como todas as empresas, a Holos está sujeita a muitas leis, tanto portuguesas, europeias como não europeias que proíbem pagamentos facilitadores em praticamente todo o tipo de ambiente comercial. A regra para nós na Holos é simples – os pagamentos de facilitação não são permitidos em nenhum momento, nem por qualquer motivo.
CONCLUSÃO

É impossível definir todos os cenários éticos possíveis que possamos enfrentar. Em vez disso, contamos com o bom senso uns dos outros para manter um alto padrão de integridade para nós e para a nossa empresa. Esperamos que todos os trabalhadores da Holos sejam guiados pela letra e pelo espírito deste Código. Às vezes, identificar a coisa certa a fazer não é uma decisão fácil. Se não tem a certeza, não tenha medo de fazer perguntas ao seu gestor ou à Ethics & Compliance.

E lembre-se… seja honesto, e se vir algo que acha que não está certo – fale!