A gestão de conteúdos nas organizações necessita cada vez mais de ferramentas eficientes e flexíveis que permitam fazer face ao volume crescente de documentos produzidos e recebidos. De forma complementar, a desmaterialização de procedimentos obriga à transferência para sistemas progressivamente mais inteligentes da gestão dos fluxos de informação crítica de negócio.
O sistema de gestão documental HolDOC é uma plataforma que tem evoluído ao longo de cerca de 20 anos e que está preparada para responder aos desafios deste cenário de constante mudança e exigência crescente.
Trata-se de um sistema integrado, multifacetado, que permite o registo, a classificação, o tratamento e o arquivo de documentos, gerindo todas as fases do ciclo de vida dos mesmos. Apoiado num sistema de workflow, assegura o tratamento da informação e certifica-se do cumprimento de prazos, emitindo alertas ou efetuando reencaminhamentos automáticos.
O HolDOC uniformiza o tratamento de metainformação e dos respetivos suportes digitais, concentra-a numa base de dados única de acesso restrito e facilita o processo de pesquisas documentais com múltiplos critérios.
Paralelamente, permite cruzar rapidamente informação entre várias instituições, departamentos ou funcionários, por circuitos pré definidos ou circuitos estabelecidos pelos vários intervenientes. Todas estas características potenciam a redução de recursos e a agilização de procedimentos.
Além de ser uma ferramenta completa de suporte à gestão administrativa, o HolDOC apresenta funcionalidades de suporte ao planeamento e à gestão de recursos, o que torna as suas potencialidades ilimitadas. Trata-se de um sistema modular com capacidade evolutiva, quer ao nível das funcionalidades, que ao nível das tecnologias de suporte e do volume de dados.