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A gestão de conteúdos nas organizações necessita cada vez mais de ferramentas eficientes e flexíveis que permitam fazer face ao volume crescente de documentos produzidos e recebidos. De forma complementar, a desmaterialização de procedimentos obriga à transferência para sistemas progressivamente mais inteligentes da gestão dos fluxos de informação crítica de negócio.

O sistema de gestão documental HolDOC é uma plataforma que tem evoluído ao longo de cerca de 20 anos e que está preparada para responder aos desafios deste cenário de constante mudança e exigência crescente.

Trata-se de um sistema integrado, multifacetado, que permite o registo, a classificação, o tratamento e o arquivo de documentos, gerindo todas as fases do ciclo de vida dos mesmos. Apoiado num sistema de workflow, assegura o tratamento da informação e certifica-se do cumprimento de prazos, emitindo alertas ou efetuando reencaminhamentos automáticos.

O HolDOC uniformiza o tratamento de metainformação e dos respetivos suportes digitais, concentra-a numa base de dados única de acesso restrito e facilita o processo de pesquisas documentais com múltiplos critérios.

Paralelamente, permite cruzar rapidamente informação entre várias instituições, departamentos ou funcionários, por circuitos pré definidos ou circuitos estabelecidos pelos vários intervenientes. Todas estas características potenciam a redução de recursos e a agilização de procedimentos.

Além de ser uma ferramenta completa de suporte à gestão administrativa, o HolDOC apresenta funcionalidades de suporte ao planeamento e à gestão de recursos, o que torna as suas potencialidades ilimitadas. Trata-se de um sistema modular com capacidade evolutiva, quer ao nível das funcionalidades, que ao nível das tecnologias de suporte e do volume de dados.

  • Acessibilidade e ergonomia asseguradas por uma interface de utilizador responsiva que permite a sua utilização em diversas plataformas;
  • Controlo de acessos com base em acesso protegido por nome de utilizador/palavra passe e perfis de utilizador;
  • Auditoria permanente sobre as ações dos utilizadores;
  • Numeração automática de registos de acordo com as regras da organização;
  • Cockpit de informação na página de entrada que disponibiliza um conjunto de indicadores estatísticos;
  • Pesquisas multicritério com possibilidade de exportação de resultados para ficheiros em formato MS Excel;
  • Estatísticas diversas com apresentação de dados em forma tabular e gráfica;
  • Mensagens automáticas e/ou alertas para utilizadores ou grupos de utilizadores;
  • Centralização do registo de entidades;
  • Georreferenciação de eventos relacionados com entidades.
  • Desmaterialização dos processos ( digitalização ) através do registo, circulação e arquivo de documentos em plataformas eletrónicas;
  • Gestão integrada da informação relativa a documentos e processos;
  • Uniformização do tratamento da informação;
  • Maior eficiência nas pesquisas com a possibilidade de utilizar vários critérios em simultâneo;
  • Libertação de recursos humanos devido à introdução de processamentos automáticos;
  • Geração automática de documentos a partir de templates;
  • Integração com sistemas de e-mail, fax ou outros;
  • Maior segurança com minimização de perdas devido ao arquivo digital centralizado;
  • Optimização de tempos de processamento através de ciclos de vida de documentos bem definidos e de um workflow integrado.

Gestão Documental:

  • Registo e classificação de todos os documentos da organização segundo vários critérios, incluindo o Plano de Classificação de Arquivo;
  • Digitalização de documentos em papel (entradas) e arquivo de documentos em formato eletrónico (saídas, internos);
  • Gestão da informação contida nos documentos através de meta-dados, incluindo tempos de retenção para todas as fases do ciclo de vida dos documentos de acordo com o Plano de Classificação de Arquivo da organização;
  • Circulação eletrónica de documentos;
  • Assinatura digital de documentos;
  • Associação entre documentos-pastas/processos;
  • Pesquisas multicritério sobre os meta-dados dos documentos;
  • Utilização de templates de documentos;
  • Controlo de versões de suporte digital;
  • Integração com sistemas de digitalização, portais WEB, sistemas de e-mail;
  • Associação de ficheiros aos registos documentais por “drag-and-drop”.

Gestão de Processos:

  • Registo de meta-dados de processos (datas, eventos, entidades, factos, entre outros);
  • Associação de documentos a processos;
  • Associação entre processos;
  • Consulta online de todos os documentos e processos associados e informação digital (som e imagens, entre outros);
  • Pesquisas multicritério sobre meta-dados de processos;
  • Visão única sobre entidades – partilha de base de dados comum de Entidades/Contactos.

Workflow:

  • Definição de circuitos de processamento e atribuição de responsáveis;
  • Possibilidade de definir fluxos estruturados, ad hoc e/ou mistos;
  • Circulação eletrónica de documentos e emissão de despachos e pareceres online;
  • Sistema de mensagens interno;
  • Controlo de datas limite de execução de tarefas;
  • Listas de tarefas por utilizador;
  • Alertas internos/externos (e-mail e SMS).